Changer d'expert-comptable : démarches, préavis, transmission du dossier et coûts

Changer d'expert-comptable est une démarche courante et parfaitement légale : vous restez libre de choisir votre cabinet. Les étapes sont simples si vous les respectez dans l'ordre : lire le préavis de votre lettre de mission, choisir le nouveau cabinet, lui faire demander le dossier, puis notifier l'ancien cabinet par écrit. Le meilleur moment est la clôture de l'exercice, car vous évitez une reprise en cours d'année. Voici le déroulé détaillé, les points de vigilance et la manière de chiffrer le changement.

Quand changer ?

Moment	Avantage	Inconvénient
Juste après la clôture et le dépôt des comptes	Repartez sur un exercice neuf, transition simple	Peu de marge si le préavis impose une date plus précoce
En cours d'exercice	Utile en cas de problème de service ou de prix	Le nouveau cabinet doit reprendre des écritures partielles
En urgence (contrôle, retard de déclarations)	Nécessaire si le cabinet est défaillant	Frais de reprise souvent plus élevés

Si vous changez pour une raison de prix, comparez le coût du changement et l'économie espérée avec le simulateur de rentabilité.

Étape 1 : relire la lettre de mission

Repérez la durée en cours, le préavis et la forme exigée pour la résiliation (lettre recommandée, courrier électronique). Beaucoup de lettres prévoient un préavis de plusieurs mois, souvent calé sur la clôture de l'exercice. Si vous manquez la date, la mission peut être reconduite pour une année. Notez les éventuelles pénalités ou frais de sortie.

Étape 2 : choisir le nouveau cabinet et signer

Avant de résilier, assurez-vous qu'un nouveau cabinet accepte votre dossier et signez sa lettre de mission. Précisez la date de début de mission et les exercices concernés. Les règles de déontologie prévoient une communication entre confrères lors d'un changement : le nouveau cabinet prend contact avec l'ancien pour organiser la reprise, avec votre autorisation.

Pour les critères de sélection, voir Comment choisir son expert-comptable.

Étape 3 : notifier l'ancien cabinet

Envoyez un courrier daté et signé, avec accusé de réception si possible, qui mentionne :

votre identité et celle de l'entreprise ;
la volonté de mettre fin à la mission à la date prévue par la lettre ;
l'autorisation donnée au nouveau cabinet de recevoir les éléments du dossier ;
la demande de restitution des documents et données.

Conservez une copie. Si une relation tendue existe, privilégiez la forme écrite.

Étape 4 : récupérer les éléments utiles

Le nouveau cabinet a besoin de plusieurs éléments pour reprendre sans perdre de temps :

le grand livre et la balance de l'exercice en cours et du précédent ;
les comptes annuels des derniers exercices et les liasses fiscales ;
le fichier des écritures comptables (FEC) si l'exercice est clos, document que toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir produire en cas de contrôle ;
les déclarations de TVA déposées ;
les statuts, procès-verbaux d'assemblée et registre des décisions ;
les bulletins de paie et déclarations sociales si la paie était confiée à l'ancien cabinet ;
les accès aux espaces professionnels (impots.gouv, Urssaf, greffe), qu'il faudra transférer.

Les documents qui vous appartiennent (factures, pièces justificatives) doivent vous être restitués. Si l'ancien cabinet tarde, relancez par écrit et demandez l'appui du nouveau cabinet. En cas de difficulté persistante, vous pouvez saisir le conseil régional de l'Ordre dont dépend l'ancien cabinet.

Étape 5 : régler les honoraires dus

Réglez les honoraires échus conformément à la lettre de mission. Un désaccord sur une facture ne doit pas vous empêcher de demander la remise de votre dossier, mais il est préférable de le traiter par écrit. Voir les litiges d'honoraires.

Étape 6 : planifier la reprise

Prévoyez un rendez-vous de démarrage avec le nouveau cabinet. Clarifiez :

les exercices à reprendre et les éventuels retards ;
le calendrier de transmission des pièces ;
les outils utilisés (application, logiciel) ;
la gestion des échéances à venir (TVA, acomptes, assemblée).

Chiffrer le changement : exemple

Exemple chiffré (illustratif). Une société paie 2 600 euros HT par an à son cabinet actuel. Un nouveau cabinet propose 2 100 euros HT pour un périmètre identique. L'économie annuelle est de 500 euros HT. Les frais de reprise du dossier s'élèvent à 600 euros HT, mais le nouveau cabinet offre 100 euros de geste commercial : coût net du changement = 500 euros. L'économie de la première année couvre ce coût : l'amortissement est d'environ un an. Sur cinq ans, le gain cumulé net est d'environ 2 000 euros en supposant une économie constante (davantage si l'écart se creuse).

Ces chiffres sont une démonstration de calcul. Dans la réalité, vérifiez que le périmètre est strictement équivalent et ajoutez les frais éventuels de sortie.

Les pièges à éviter

Résilier avant d'avoir signé avec un nouveau cabinet : vous risquez de manquer une échéance déclarative.
Oublier les accès aux espaces en ligne professionnels, qui restent parfois rattachés à l'ancien cabinet.
Changer au milieu d'une période de clôture : les travaux de bilan sont plus délicats à transférer.
Ne pas conserver de copie des comptes et déclarations.
Ne pas lire les conditions de reprise du nouveau cabinet pour un dossier en retard.

Quand consulter un professionnel

Si votre comptabilité est en retard de plusieurs exercices, si un contrôle fiscal est en cours ou si un litige oppose déjà l'ancien cabinet à votre entreprise, demandez conseil à un avocat ou au conseil régional de l'Ordre avant de résilier.

Questions fréquentes

Mon ancien comptable peut-il refuser de transmettre mon dossier ?

Les documents et données vous appartiennent. En cas de difficulté, le nouveau cabinet peut intervenir et vous pouvez saisir le conseil régional de l'Ordre.

Combien de temps dure le changement ?

Quelques semaines en général, davantage si le dossier est en retard ou incomplet.

Dois-je prévenir l'administration fiscale ?

Il faut mettre à jour le mandat déclaratif et les accès de votre espace professionnel. Le nouveau cabinet vous guide pour ces formalités.

Peut-on changer en cours d'exercice ?

Oui, sous réserve du préavis. La reprise est plus simple à la clôture.

Sources officielles

Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables — règles de déontologie, conseils régionaux
impots.gouv.fr — FEC, espace professionnel, mandat déclaratif
Service-Public Entreprendre — fiches pratiques